Verimli Toplantılar Yapabilmeniz için Araştırdık!

İnsan kaynakları departmanları, şirket içinde yapılan toplantıların verimliliğini ölçmek istemektedir. Toplantılarda zaman yönetimi doğru yapılıyor mu? Alınan sonuç kaybedilen zamanı karşılıyor mu? Tüm bu soruların önüne geçebilmek için toplantıların kurallarını belirlemek ve takip etmek gerekmektedir. Bright Turizm olarak şirket içerisinde verimli toplantılar yapabilmeniz için araştırdık. 

İş Hayatının vazgeçilmezi, Toplantılar! Toplantılar yerinde, zamanında üstelik kurallarına göre yapılırsa, iş hayatının vazgeçilmez bir parçası olur. Dolayısıyla amaca hizmet eden toplantılar kurumlarda aidiyet duygusunu güçlendirir.

Verimli Toplantılar İçin Toplantı Yönetimi

Toplantıya Neden İhtiyaç Var?

  • Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarımı gerekiyorsa
  • Bir karar alınması gerekiyorsa
  • Aynı konu ile ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa,
  • Koordinasyona ihtiyaç varsa

Toplantının Hedefini Belirleme

Toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken sorular:
  • Bu toplantı ile neyi amaçlıyorum?
  • Neden Toplantı yapıyorum?
  • Hangi sorunlara, hedeflere ve amaçlara değinmek isteniyor.
  • amaçlarıma ulaşmak için hangi yolu izlemeliyim?
  • Sorunlarımı nasıl çözebilirim?
  • Toplantı yapmazsam ne olur?
  • Belirlenen hedefleri başka bir yolla elde edilebilir mi?
  • Zaman kaybını nasıl en aza indirebilirim?
Davet Eden Tarafın Yapması Gerekenler!
  • Gerekmiyorsa toplantı düzenlemeyin
  • Toplantının gündemini ve amaçlanan çıktıyı tanımlayın
  • Doğru hedef kitleyi davet edin
  • Aynı gün toplantıya davette bulunmayın, hazırlık zamanı tanıyın
  • Uygunluk teyidi yapmadan davet etmeyin
  • Toplantıyı iyi yönetin
  • Toplantı için gerekli hazırlığı yapın
  • Zaman Yönetimine uyun
  • Kararı bir sonraki toplantıya ertelemeyin
Katılımcı tarafın Yapması Gerekenler!
  • Toplantıyı Kabul ediyorsanız katılın
  • Katılamıyorsanız doğru kişiye bilgi verin
  • Toplantıya geç kalmayın
  • Konu dışında başka şeyler konuşmayın ve konuyu dağıtmayın
  • Toplantı esnasında başka şeyler ile ilgilenmeyin
  • Toplantıyı başka bir görüşme nedeni ile bölmeyin
  • Toplantıya hazırlıklı gelin
Toplantı Öncesi Netleşmesi gereken Noktalar!
  • Neden toplantı yapıyoruz?
  • Kimler katılmalı ve nasıl hazırlanılmalı?
  • Toplantı ne zaman yapılmalı?
  • Gereken lojistik ayarlamalar neler?
  • Hangi çıktıları elde etmeyi amaçlıyoruz?
Toplantı Esnasında İzlenmesi Gereken Noktalar!
  • Ortam uygun mu?
  • Katılım beklenen sayıya ulaştı mı ?
  • Kişisel çatışmalar yönetiliyor mu?
  • Toplantılar zamanında başlayıp zamanında bitiyor mu?
  • Toplantı notları tutuluyor mu?
Son Olarak Toplantı Sonrası takip edilecekler!
  • Toplantının ardından en kısa sürede eylem maddelerinden oluşan bir özet gönderin
  • Katılanlara teşekkür edin ve özellikle diğer katılımcıları da haberdar edin.
  • Katılımcılar kabul ettikleri görevleri takip etmiyorlarsa, teşvik aynı zamanda destek amaçlı görüşün
  • Bir sonraki toplantının gündemindeki ilk madde ve bir önceki toplantının takip maddeleri olsun.
Verimli Toplantı Yönetimi
  • Toplanmak için geçerli bir neden ortaya koyun!
  • Doğru katılımcıları seçin!
  • Öncelikle Gündem maddelerini belirleyin!
  • Toplantı odasını düzenleyin!
  • Toplantıya zamanında ve hazırlıklı başlayın!
  • Önemli konuları not alın!
  • Anlaşmazlıklara başa çıkın, kısacası yönetin!
  • Gereksiz boş konuşmaları engelleyin!
  • Toplantıyı zamanında bitirin!
  • Toplantı sonrası özellikle etkin takip yapın!