Hibrit Etkinlik Başarısı İçin 10 Önemli Adım

 Hibrit etkinlikler eş zamanlı olarak hem yüz yüze hem de sanal deneyimler sunar. İsterseniz fiziksel ve yüz yüze olan etkinliğinizi canlı veya internet üzerinden de görüntüleyebilirsiniz. Böylece etkinliğiniz Hibrit Etkinlik olur. Hibrit etkinliğiniz iki türlü hedef kitleye hitap eder. Hitap ettiğiniz hedef kitle fiziksel etkinliği takip eden sanal izleyiciler ve etkinliğe katılan fakat kaçırdıkları oturumları daha sonra izlemek isteyen diğer katılımcılardır.

Hibrit Etkinlikte Amacınız Nedir?

Canlı bir etkinlik düzenlerken ilk amaç, hedefleri belirlemek olmalı. Aynısı, sanal öğeleri canlı  bir platformda bir araya getiren hibrit etkinlik için de geçerlidir. Kendinize hedefinizin ne olduğunu sorun. Katılımcılarınızı, etkinliklerinize başka türlü katılamayan üyelere mi dönüştürmek istiyorsunuz? Sürekli bir eğitim ve konferans sonlandıktan sonra da bu eğitimin devam edebilmesine olanak sağlayan sanal bir platform mu sunuyorsunuz? Hedeflerinizi,  canlı katılımcılarınız kadar, sanal ortamdaki izleyicilerinizle de gerçekleştirmeniz önemlidir.

Neyin Hibrit Olduğuna Karar Verin

Sanal ortamdaki izleyicileriniz için de uygun olan konferans öğelerini seçin. Tüm konferansı mı, genel oturumları mı yoksa eğitici workshop’ları mı yayınlayacaksınız? Canlı etkinliklerde bulunan katılımcıların, görme şansı bulamadıkları, sektördeki dev isimleri  dinlemek için bir ücret ödüyorlarsa, bu imkanı sanal ortamda ulaşanlar da ücreti ödemelidir. Bu fırsata başka türlü sahip olamayacak bu kişilere neler sunabileceğinize karar vermeniz önemlidir.

Hibrit

Etkinlik Gündemini Ayarlayın

Sanal İzleyicileriniz etkinlik sunumlarınızı farklı zaman dilimlerinden izlemek ister. Etkinlik gündemini katılımcılarınıza en uygun şekilde ayarlayın

İçeriği Belirleyin

Hangi oturumların yayınlanacağına karar verdiğinizde, bu sunumların içeriğini belirleyin. Belirlediğiniz içeriğin veri hızının ve bant genişliğinin de belirlenmesine yardımcı olacaktır. PowerPoint sunumu gösterecek bir konuşmacınız, ya da hiç görsel öğe kullanmayacak olan konuşmacılarınız mı? Slide gibi, videosuz, durağan bir görsel çok güçlü bir sinyale ihtiyaç duymaz. Eğer yüksek çözünürlüklü görseller yayınlayacaksınız, sinyal kapasitesinin çok daha büyük olması gerekir. Sunumlarda ne kadar çok hareket veya video varsa, o kadar güçlü sinyale ihtiyacınız var demektir ve bu da daha pahalı bir teknoloji gerektirir.

Konuşmacılarınızı Yönlendirin

Konuşmacılarınıza hem canlı hem de sanal dinleyicilere hitap edeceklerini en başında söyleyin. Aynı zamanda, sanal dinleyiciler hakkında, kaç kişi oldukları ve hangi şehirlerden katıldıkları gibi, mümkün olduğunca fazla bilgi verin. Etkinlik kurgularken Sanal etkinlikleri gerçek etkinliğe çok yakın olarak kurgulanması gerekmektedir. Sanal katılımcıların, etkinlikte bulunan katılımcılarla aynı imkanlara sahip olduğundan emin olmanız gerekir.

Kimler Sanal Katılımcılarınız Olacak? Belirleyin.

Sanal ortamda ilk kez etkinlik yapıyorsanız sanal ve fiziksel olarak sunumlara katılacak kişileri belirlemeniz zor olacaktır. İlk olarak, yerel mi veya bölgesel mi, veya ulusal mı yoksa uluslararası bir kitleye mi hitap edeceğinizi belirleyin. Hedef katılımcılarınız bütçe kısıtlamaları ve seyahat giderleri nedeniyle canlı etkinliklere katılmayı durdurmuş bir durum içeriyor olabilir. Be nedenle, bu grup, sanal sunumların öncelikli hedefi olmalıdır.

Teknolojiyi Anlayın

Teknoloji ihtiyaçlarının farkında olmak biraz gözünüzü korkutacaktır. Görsel-işitsel sağlayıcılar genel anlamda bu ekipmanlar ve online süreçler hakkında bilgi sahibidir. Bu ekiplerin çoğu da sanal sunumları gerçekleştirebilmek için gereken teknik beceriye sahip olmadığını unutmayın.

B Planınız Olsun

İyi planlayıcıların bildiği gibi, iç ortamda denenmeyen planın dış ortamda işlemesi beklenmemelidir. Aynısı sanal etkinlikler için de geçerlidir. Teknolojik aksaklıklar yaşansa da ve sinyali kaybetseniz de, mutlaka bir B planınız olmalıdır. Eğer sunum yapan kişi etkinlik alanında değilse, aksaklık süresi boyunca kayıttan bir sunum yayınlanabilir veya sonraki sunuma geçilecek şekilde program değiştirilebilir.

İstekli Bir Ekip Tahsis Edin

Kendini işine adamış çalışanlarla kongrelerin başarıya ulaştığını biliyoruz. Sanal etkinlikte de kendini işine adayacak, istekli bir kişilerin görevlendirilmesi gerekir. Bu kişilerin görevi etkinlik sürece sunumu gözlemlemek ve sosyal medyadan gelen sorulara cevap vermek olmalı.

Hibrit Etkinliği Takip Edin

Fiziksel katılımcılara etkinliğin başarısını ölçmek için anket yaptığınız gibi, aynı anketi online katılımcılara da uygulamalısınız.