Hibrit Etkinlik Başarısı İçin 10 Önemli Adım

Hibrit Etkinlik Başarısı İçin 10 Önemli Adım

 Hibrit etkinlikler eş zamanlı olarak hem yüz yüze hem de sanal deneyimler sunar. İsterseniz fiziksel ve yüz yüze olan etkinliğinizi canlı veya internet üzerinden de görüntüleyebilirsiniz. Böylece etkinliğiniz Hibrit Etkinlik olur. Hibrit etkinliğiniz iki türlü hedef kitleye hitap eder. Hitap ettiğiniz hedef kitle fiziksel etkinliği takip eden sanal izleyiciler ve etkinliğe katılan fakat kaçırdıkları oturumları daha sonra izlemek isteyen diğer katılımcılardır.

Hibrit Etkinlikte Amacınız Nedir?

Canlı bir etkinlik düzenlerken ilk amaç, hedefleri belirlemek olmalı. Aynısı, sanal öğeleri canlı  bir platformda bir araya getiren hibrit etkinlik için de geçerlidir. Kendinize hedefinizin ne olduğunu sorun. Katılımcılarınızı, etkinliklerinize başka türlü katılamayan üyelere mi dönüştürmek istiyorsunuz? Sürekli bir eğitim ve konferans sonlandıktan sonra da bu eğitimin devam edebilmesine olanak sağlayan sanal bir platform mu sunuyorsunuz? Hedeflerinizi,  canlı katılımcılarınız kadar, sanal ortamdaki izleyicilerinizle de gerçekleştirmeniz önemlidir.

Neyin Hibrit Olduğuna Karar Verin

Sanal ortamdaki izleyicileriniz için de uygun olan konferans öğelerini seçin. Tüm konferansı mı, genel oturumları mı yoksa eğitici workshop’ları mı yayınlayacaksınız? Canlı etkinliklerde bulunan katılımcıların, görme şansı bulamadıkları, sektördeki dev isimleri  dinlemek için bir ücret ödüyorlarsa, bu imkanı sanal ortamda ulaşanlar da ücreti ödemelidir. Bu fırsata başka türlü sahip olamayacak bu kişilere neler sunabileceğinize karar vermeniz önemlidir.

Hibrit

Etkinlik Gündemini Ayarlayın

Sanal İzleyicileriniz etkinlik sunumlarınızı farklı zaman dilimlerinden izlemek ister. Etkinlik gündemini katılımcılarınıza en uygun şekilde ayarlayın

İçeriği Belirleyin

Hangi oturumların yayınlanacağına karar verdiğinizde, bu sunumların içeriğini belirleyin. Belirlediğiniz içeriğin veri hızının ve bant genişliğinin de belirlenmesine yardımcı olacaktır. PowerPoint sunumu gösterecek bir konuşmacınız, ya da hiç görsel öğe kullanmayacak olan konuşmacılarınız mı? Slide gibi, videosuz, durağan bir görsel çok güçlü bir sinyale ihtiyaç duymaz. Eğer yüksek çözünürlüklü görseller yayınlayacaksınız, sinyal kapasitesinin çok daha büyük olması gerekir. Sunumlarda ne kadar çok hareket veya video varsa, o kadar güçlü sinyale ihtiyacınız var demektir ve bu da daha pahalı bir teknoloji gerektirir.

Konuşmacılarınızı Yönlendirin

Konuşmacılarınıza hem canlı hem de sanal dinleyicilere hitap edeceklerini en başında söyleyin. Aynı zamanda, sanal dinleyiciler hakkında, kaç kişi oldukları ve hangi şehirlerden katıldıkları gibi, mümkün olduğunca fazla bilgi verin. Etkinlik kurgularken Sanal etkinlikleri gerçek etkinliğe çok yakın olarak kurgulanması gerekmektedir. Sanal katılımcıların, etkinlikte bulunan katılımcılarla aynı imkanlara sahip olduğundan emin olmanız gerekir.

Kimler Sanal Katılımcılarınız Olacak? Belirleyin.

Sanal ortamda ilk kez etkinlik yapıyorsanız sanal ve fiziksel olarak sunumlara katılacak kişileri belirlemeniz zor olacaktır. İlk olarak, yerel mi veya bölgesel mi, veya ulusal mı yoksa uluslararası bir kitleye mi hitap edeceğinizi belirleyin. Hedef katılımcılarınız bütçe kısıtlamaları ve seyahat giderleri nedeniyle canlı etkinliklere katılmayı durdurmuş bir durum içeriyor olabilir. Be nedenle, bu grup, sanal sunumların öncelikli hedefi olmalıdır.

Teknolojiyi Anlayın

Teknoloji ihtiyaçlarının farkında olmak biraz gözünüzü korkutacaktır. Görsel-işitsel sağlayıcılar genel anlamda bu ekipmanlar ve online süreçler hakkında bilgi sahibidir. Bu ekiplerin çoğu da sanal sunumları gerçekleştirebilmek için gereken teknik beceriye sahip olmadığını unutmayın.

B Planınız Olsun

İyi planlayıcıların bildiği gibi, iç ortamda denenmeyen planın dış ortamda işlemesi beklenmemelidir. Aynısı sanal etkinlikler için de geçerlidir. Teknolojik aksaklıklar yaşansa da ve sinyali kaybetseniz de, mutlaka bir B planınız olmalıdır. Eğer sunum yapan kişi etkinlik alanında değilse, aksaklık süresi boyunca kayıttan bir sunum yayınlanabilir veya sonraki sunuma geçilecek şekilde program değiştirilebilir.

İstekli Bir Ekip Tahsis Edin

Kendini işine adamış çalışanlarla kongrelerin başarıya ulaştığını biliyoruz. Sanal etkinlikte de kendini işine adayacak, istekli bir kişilerin görevlendirilmesi gerekir. Bu kişilerin görevi etkinlik sürece sunumu gözlemlemek ve sosyal medyadan gelen sorulara cevap vermek olmalı.

Hibrit Etkinliği Takip Edin

Fiziksel katılımcılara etkinliğin başarısını ölçmek için anket yaptığınız gibi, aynı anketi online katılımcılara da uygulamalısınız.

Hedef Kitlenize Uygun Etkinlik Hedeflerinizi Belirleyin!

Hedef Kitlenize Uygun Etkinlik Hedeflerinizi Belirleyin!

 Son yılların en popüler iletişim aracından biri olan etkinlikler, şirketlerin, markaların, yeni girişimlerin tanıtımını yapıyor. Yeni bir ürün, eser, hizmet veya işbirliği olduğunda hedef kitleye tanıtımını yapmak, ve duyurmak için toplantılar, seminerler, özel geceler, davetler, galalar tertipleniyor. Etkinlik ajansları bu noktada firmalara profesyonel destek vermek için var. Etkinlik şirketleri  etkinlik yönetimini mekan seçiminden bütçelemeye uygulamadan memnuniyet taramasına kadar her aşamayı  üstleniyor.  Siz de hedef kitlenize uygun etkinlikleri belirleyin. Şirket yönetimi nasıl bir etkinlik istediğini belirtip, taleplerini dile getirdikten sonra gerisi etkinlik  firmalarının uzman ellerine kalıyor. Her detay düşünülerek incelikli, şık, enerjisi yüksek davetler hazırlanıyor. Etkinlik şirketi, organizasyon planlaması yaparken birtakım hedefleri esas alarak uygun etkinlik yönetimini gerçekleştiriyorlar.

İmaj çalışmasına uygun etkinlik

Etkinlik ajansı için her markanın kendi değerleri, kültürü, kurumsal imajı ve saygınlığı vardır. Bu temel unsurlar şirketin dışarıdan nasıl göründüğünü ve piyasadaki konumunu belirlemektedir. Etkinlik Ajansları, bu değerleri göz önünde bulundurarak şirketin imajı için en uygun etkinliği düzenlemelidir.

Hedef kitleye uygun etkinlik

Şirketlerin hepsi mevcut bir kitleye sahiptir. Aynı zamanda varolan kitlelerinin yanı sıra ulaşmak istedikleri bir hedef kitleri vardır. Dolayısıyla hedef kitleye uygun etkinlik planlarken Etkinlik Ajansının düzenlediği etkinlik çiğ kalmamalı ve geniş kişilere ulaşmalıdır.

Yaratıcı ve yenilikçi çözümler

Ürün ve hizmet tanıtımlarının yapıldığı organizasyonlarda, etkili olmak için özellikle daha yeni ve yaratıcı uygulamalar gerekir. Etkinlik Ajansı, hem konukların hem de sosyal medyanın gücünü değerlendirip, akılda kalıcı çözüm önerileri ile markalara sunumlar yapmalıdır.

Sektörde kalıcılık

Şirketler yeni bir hizmet, ürün, işbirliği olmadan da sektördeki bilinirlikleri için şirket başarılarını etkinlikler düzenler. Etkinlik ajansları da bu doğrultuda minimal etkinlikler düzenleyerek beklentilere yanıt olurlar.

Maksimum Fayda

Her etkinlik belli bir bütçeye sahiptir. Bütçeyi etkili biçimde kullanmak etkinlik firması yönetimindedir. Az bütçe ile çok iş başarıldığı gibi çok bütçe ile kötü iş de çıkarılabiliyor. Bu nedenle etkinlik firmasını seçerken çok dikkatli olmalı ve seçici davranılmalıdır.

Sanal Etkinlik Yapmanın Avantajları Nelerdir?

İnternet ortamında olmak toplantılarınız, yayınlarınız, genel kurullarınız, görüşmeleriniz ve diğer toplu aktiviteleriniz için bir kısıtlama değil, bir özgürlüktür. Sanal ortamda çok konuşmacılı panel yapılabileceği gibi bire bir toplantılar aynı zamanda eş zamanlı toplantılar yapabilirsiniz. Sanal Etkinlik yapmanın avantajları Nelerdir?

Çok konuşmacılı panel

İsterseniz çok konuşmacılı  bir panel düzenleyebilirsiniz .Bunu yapabileceğiniz birçok uygulama ve aynı zamanda etkinlik ajansınız size hizmet verecektir.

Bire-bir konuşma

İş ortamındaymış gibi, istediğiniz kişiye anında bağlanabilirsiniz. Sonuçta internet üzerinde birçok uygulama ve etkinlik şirketiniz bu konuda size destek verecektir.

Eş zamanlı yayınlar

Aynı anda birden çok salonda çok fonksiyonlu yayınlar yapabilirsiniz. Düzenlediğiniz etkinlikte sadece ana salonda değil hatta bir çok alt salonda yayın yapabilirsiniz.

YouTube entegrasyonu

Yaptığınız sanal etkinliği yayınlayabilirsiniz. Kayda aldığınız etkinliğinizi internet üzerinden yayınlayabilirsiniz. Bu nedenle etkinliğinizi kayda alırken tüm noktaları özenle kategorize etmelisiniz. Yayına sunduğunuz etkinliğin reklamını yapabilirsiniz.

Chat sistemi ile,

Etkinliğinizin interaktif olmasını isteyebilirsiniz. Etkinliğinizin yayınlanması sırasında katılımcılarınızın size soru sorması ve katı sağlayabilmesi için chat sistemi kurabilirsiniz. Katılımcıların sorular sorması veya içeriğe katkı sağlaması için chat sistemi kurmak gerekir.

Anketler

Yayınlarınız sırasında anlık anket yapmak iletişimi arttırır, hemen geri dönüşleri almak toplantının içeriğine katkı sağlar.

Oylama

Yayınlarınız sırasında anlık oylama yapmak isterseniz ,oylama sistemi kurmanız gerekecektir. Soru cevap şeklinde ilerleyen oturumlarla katılımcılarınızın daha dinamik olmasını sağlarsınız. Toplantınızın interaktif olması takip ve katılımı arttıracaktır.

Networking

Etkinliklerin içerisinde networking için bağlantı kanalları oluşturun. Katılımcılardan randevu isteyin, görüşün

Simultane Sistemleri İle

Sanal Etkinliklerde katılımcının bulunduğu yer önem taşımamaktadır. Dünyanın her yerinden katılımcının olduğu bir etkinlik düzenlediğinizde, dil sorun olmamalı, konuşmalar aynı anda tercüme edilmelidir. Bu durumda toplantınıza entegre edilen simultane sistemi ile bu sorunu rahatça ortadan kaldırabilirsiniz.

Kayıt Sistemi

Tüm etkinliğin kayıtlarını yapmak gelecekte size avantaj sağlayacaktır. Özellikle kayıt sistemi en önemli detaylardan biridir.

Sanal Etkinlik Avantajları

Şartlar bizleri Sanal Etkinlik yapmaya mecbur kılıyor lakin yanında bir çok avantajı da beraber getiriyor.

Zaman Tasarrufu

Yol, konaklama, bekleme süreleri olmadan sadece bir tıkla etkinliğe katılma avantajı böylece daha nitelikli konuşmacıya ulaşma imkanı.

Networking Avantajı

Zaman ve mekan avantajı nedeniyle gerçek etkinlik alanında ulaşamadığınız bir çok kişi sanal etkinlik alanında bir tık kadar yakın olabiliyor.

Minimal Prodüksiyon Maliyeti

Büyük salonlarda doğru ambiyansı yaratmak için yapılacak prodüksiyonlar büyük maliyetler yaratıyor. Dolayısıyla online sistemdeki düşük prodüksiyon maliyetleri etkinlik maliyetlerini de düşürüyor.

Yüksek Ziyaretçi İmkanı

Salonların kapasite sınırlaması yok bu nedenle yüksek ziyaretçi imkanı bulunmaktadır.  

Geniş Konuşmacı Yelpazesi

Etkinliğinizde mesafe, maliyet ve zaman engeli olmaması nedeniyle bir çok konuşmacı konferansa rahatça katılacaktır.

Düşük Lojistik Maliyetler

Sanal Etkinlik Yapmanın Avantajları Nelerdir? sorusunun belki en önemli yanıtı; Toplantı sanal ve sonuç olarak Otel masrafı, konaklama, yemek, yol ve benzer bir çok lojistik masrafı için bütçe ayırmanıza gerek yok. Kısacası toplantı planlayıcıların sanal toplantıyı tercih etmesi için en önemli neden.

Verimli Toplantılar Yapabilmeniz için Araştırdık!

Verimli Toplantılar Yapabilmeniz için Araştırdık!

İnsan kaynakları departmanları, şirket içinde yapılan toplantıların verimliliğini ölçmek istemektedir. Toplantılarda zaman yönetimi doğru yapılıyor mu? Alınan sonuç kaybedilen zamanı karşılıyor mu? Tüm bu soruların önüne geçebilmek için toplantıların kurallarını belirlemek ve takip etmek gerekmektedir. Bright Turizm olarak şirket içerisinde verimli toplantılar yapabilmeniz için araştırdık. 

İş Hayatının vazgeçilmezi, Toplantılar! Toplantılar yerinde, zamanında üstelik kurallarına göre yapılırsa, iş hayatının vazgeçilmez bir parçası olur. Dolayısıyla amaca hizmet eden toplantılar kurumlarda aidiyet duygusunu güçlendirir.

Verimli Toplantılar İçin Toplantı Yönetimi

Toplantıya Neden İhtiyaç Var?

  • Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarımı gerekiyorsa
  • Bir karar alınması gerekiyorsa
  • Aynı konu ile ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa,
  • Koordinasyona ihtiyaç varsa

Toplantının Hedefini Belirleme

Toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken sorular:
  • Bu toplantı ile neyi amaçlıyorum?
  • Neden Toplantı yapıyorum?
  • Hangi sorunlara, hedeflere ve amaçlara değinmek isteniyor.
  • amaçlarıma ulaşmak için hangi yolu izlemeliyim?
  • Sorunlarımı nasıl çözebilirim?
  • Toplantı yapmazsam ne olur?
  • Belirlenen hedefleri başka bir yolla elde edilebilir mi?
  • Zaman kaybını nasıl en aza indirebilirim?
Davet Eden Tarafın Yapması Gerekenler!
  • Gerekmiyorsa toplantı düzenlemeyin
  • Toplantının gündemini ve amaçlanan çıktıyı tanımlayın
  • Doğru hedef kitleyi davet edin
  • Aynı gün toplantıya davette bulunmayın, hazırlık zamanı tanıyın
  • Uygunluk teyidi yapmadan davet etmeyin
  • Toplantıyı iyi yönetin
  • Toplantı için gerekli hazırlığı yapın
  • Zaman Yönetimine uyun
  • Kararı bir sonraki toplantıya ertelemeyin
Katılımcı tarafın Yapması Gerekenler!
  • Toplantıyı Kabul ediyorsanız katılın
  • Katılamıyorsanız doğru kişiye bilgi verin
  • Toplantıya geç kalmayın
  • Konu dışında başka şeyler konuşmayın ve konuyu dağıtmayın
  • Toplantı esnasında başka şeyler ile ilgilenmeyin
  • Toplantıyı başka bir görüşme nedeni ile bölmeyin
  • Toplantıya hazırlıklı gelin
Toplantı Öncesi Netleşmesi gereken Noktalar!
  • Neden toplantı yapıyoruz?
  • Kimler katılmalı ve nasıl hazırlanılmalı?
  • Toplantı ne zaman yapılmalı?
  • Gereken lojistik ayarlamalar neler?
  • Hangi çıktıları elde etmeyi amaçlıyoruz?
Toplantı Esnasında İzlenmesi Gereken Noktalar!
  • Ortam uygun mu?
  • Katılım beklenen sayıya ulaştı mı ?
  • Kişisel çatışmalar yönetiliyor mu?
  • Toplantılar zamanında başlayıp zamanında bitiyor mu?
  • Toplantı notları tutuluyor mu?
Son Olarak Toplantı Sonrası takip edilecekler!
  • Toplantının ardından en kısa sürede eylem maddelerinden oluşan bir özet gönderin
  • Katılanlara teşekkür edin ve özellikle diğer katılımcıları da haberdar edin.
  • Katılımcılar kabul ettikleri görevleri takip etmiyorlarsa, teşvik aynı zamanda destek amaçlı görüşün
  • Bir sonraki toplantının gündemindeki ilk madde ve bir önceki toplantının takip maddeleri olsun.
Verimli Toplantı Yönetimi
  • Toplanmak için geçerli bir neden ortaya koyun!
  • Doğru katılımcıları seçin!
  • Öncelikle Gündem maddelerini belirleyin!
  • Toplantı odasını düzenleyin!
  • Toplantıya zamanında ve hazırlıklı başlayın!
  • Önemli konuları not alın!
  • Anlaşmazlıklara başa çıkın, kısacası yönetin!
  • Gereksiz boş konuşmaları engelleyin!
  • Toplantıyı zamanında bitirin!
  • Toplantı sonrası özellikle etkin takip yapın!